Информационный менеджмент

Лекция 5. Выбор управленческой информационной системы

Классификация систем автоматизации управления предприятием

В зависимости от технологии создания можно выделить два типа систем: заказные и адаптируемые.

Под заказными или уникальными системами обычно понимаются системы, создаваемые для конкретного предприятия, не имеющие аналогов и не подлежащие в дальнейшем тиражированию.

Заказные системы используются либо для автоматизации деятельности предприятий с уникальными характеристиками, либо для решения крайне ограниченного круга специальных задач в силу своей высокой стоимости и значительных сроков разработки и внедрения.

К адаптируемым системам в той или иной степени можно отнести все многообразие систем, предлагаемых сегодня на рынке, например: R3, BAAN, Галактика и др.

Проблема адаптации программного обеспечения АСУП, т.е. приспособления к условиям работы на конкретном предприятии, была осознана с самого начала работ по автоматизации управления.

Дальнейшее развитие методов и средств адаптации базовых систем направлено на достижение следующих целей:

-повышение уровня автоматизации проектирования и внедрения систем.

-обеспечение непрерывного управления конфигурацией и параметрами системы на всех стадиях ее жизненного цикла.

-сокращение сроков внесения изменений в конфигурацию и параметры системы по мере модернизации производственного процесса и управления.

-совмещение типовых решений, проверенных практикой, с решениями, зависящими от конкретных условий предприятия.

На рынке адаптируемых систем, способных обеспечить эффективное управление организацией, представлены как российские, так и зарубежные системы различного назначения.

В зависимости от масштаба можно выделить локальные и интегрированные системы.

Локальные системы ориентированы на автоматизацию отдельных функций управления.

Интегрированные системы управления охватывают весь комплекс функций управления предприятием.

Если говорить о реальном секторе рынка компьютерных адаптируемых систем, то можно выделить системы двух классов:

-финансово-управленческие системы

-локальные;

-малые интегрированные;

-производственные системы

-средние;

-крупные интегрированные;

Назначение финансово – управленческих систем: ведение учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.), управление финансовыми потоками.

Свойства финансово - управленческих систем:

· Универсальность.

· Небольшой цикл внедрения.

· Имеются ”коробочные’ варианты.

· Гибкость в адаптации к нуждам конкретного предприятия.

· Способность работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT.

· Использование простых средств разработки (Clipper, FoxPro, dBase, Paradox).

· Снижение уровня эффективности при работе на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных.

Назначение производственных систем: управление и планирование производственного процесса.

Свойства производственных систем:

· Учетные функции глубоко проработаны и выполняют вспомогательную роль.

· Более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более).

· Часто ориентированы на одну или несколько отраслей и / или типов производства

· Различны для разных типов организации производственного процесса (единичное, серийное, массовое производство).

· Наличие встроенных бизнес-моделей производства

· Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие

· Основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственными процессом

· Охватывают планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты

· При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе

· Разработаны с использованием промышленных баз данных

· В большинстве случаев используется технология “клиент-сервер”.

Минимальный перечень требований к системе, претендующей на “звание” корпоративной информационной системы

Очевидно, что оценка качества информационной системы – процесс неоднозначный и многокритериальный. Качественность информационной системы предполагает, что она будет обладать рядом свойств. Поэтому для практики полезнее определить эти свойства. Мы воспользовались работой Е.В.Дворниковой, размещенной в Internet, в которой определен минимальный перечень требований к системе, претендующей на “звание” корпоративной информационной системы:

Функциональная полнота системы:

-выполнение международных стандартов управленческого учета - MRP2, ERP, CSRP

-автоматизация в рамках системы решения задач:

· планирования, бюджетирования, прогнозирования

· оперативного (управленческого) учета

· бухгалтерского учета

· статистического учета

· финансово-экономического анализа

-формирование отчетов и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (IAS и GAAP)

-общими характеристиками функциональной полноты корпоративной информационной системы является количество однократно учитываемых параметров деятельности предприятия. Для КИС количество этих параметров должно быть примерно следующим:

· Количество учитываемых параметров 2000-10000

· Количество таблиц баз данных 800-3000

Локализация информационной системы:

-функциональная (учет особенностей российского законодательства и системы расчетов);

-лингвистическая (интерфейс, система помощи и документация на русском языке).

Система должна обеспечивать надежную защиту информации.

Для этого необходимы:

-парольная система разграничения доступа к данным и функциям

-многоуровневая система защиты данных, включающая средства авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрация времени ввода и модификации данных, протокол удалений

-программно-аппаратные средства шифровки данных, сертифицированные ФАПСИ.

Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях.

Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения системы:

-изменение структуры и функций бизнес-процессов;

-изменение информационного пространства (изменение структуры, добавление или удаление БД, модификация полей таблиц, связей, индексов и т.п.);

-изменение интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации;

-изменение организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя;

-генератор произвольных отчетов;

-генератор сложных хозяйственных операций;

-генератор форм (в том числе стандартизованных).

Обеспечение обмена данными между ранее разработанными ИС и другими программными продуктами, функционирующими на предприятии.

Возможность консолидации информации:

-на уровне предприятий – для объединения информации филиалов, дочерних компаний, предприятий, входящих в холдинг, и т.п.;

-на уровне отдельных задач;

-на уровне временных периодов – для выполнения анализа изменения тех или иных показателей за период, превышающий отчетный.

Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе эксплуатации:

-анализ архитектуры баз данных;

-анализ алгоритмов;

-анализ статистики количества обработанной информации (количество записей, документов, проводок; объем дисковой памяти);

-журнал выполненных операций;

-список работающих станций, внутрисистемная почта.

Выбор системы

Проблема выбора – одна из ключевых в деятельности человека.

Проблема выбора системы автоматизации управления предприятием возникает практически всегда, когда руководство, ощущая потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сформулировать основные требования к системе.

Основным критерием, которым следует руководствоваться при выборе системы, должен быть критерий удовлетворения потребностей бизнеса предприятия. Потребности бизнеса формулируются в терминах бизнеса.

Основные критерии выбора системы:

-функциональные возможности;

-совокупная стоимость владения;

-перспективы развития, поддержки и интеграции;

-технические характеристики.

При выборе системы требования, сформулированные в терминах бизнеса, должны быть конвертированы в технические и экономические требования к системе, сформулированные в соответствующих терминах.

Для того чтобы определить достаточность функциональных возможностей системы, необходимы два компонента:

-Стратегия развития бизнеса и конкретное описание бизнеса.

-Формализованное описание деятельности предприятия. Лучше всего, если это будут модели деятельности предприятия, выполненные согласно методикам структурного анализа: диаграммы согласно стандартам IDEF0 или IDEF3; диаграммы потоков данных или модели бизнес-процессов.

Наиболее просто проблема определения достаточности функциональной полноты решаются для финансово - управленческих систем.

Для производственных систем определяются:

-Какие типы производства может поддерживать система (разработка на заказ – представляет собой дальнейшее развитие проектно-ориентированного производства; сборка на заказ – предложение клиента продукции массового производства; работа на склад – поддержание требуемого уровня товарно-материальных запасов в сочетании с организацией поставок со склада; повторяющееся производство – производство, организованное в соответствии с идеологией “ точно – в – срок “; процессное производство).

-Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть рассматривается возможность ERP – системы управлять поставками, материально-техническими снабжением (логистикой) и спросом.

-Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки.

-Насколько полно система управляет процессом материально-технического снабжения, а также складированием продукции и планированием ее доставки.

-Как система учитывает работу с клиентами. Требуется оценить, как в системе поддерживается планирование спроса, автоматизация работы с посредниками и торговыми агентами, насколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а также осуществляется учет сервисного обслуживания.

Совокупная стоимость владения (TCO- Total Cost of Ownership) информационной системой – сравнительно новое понятие, которому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе. При выборе новой информационной системы между альтернативными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого варианта.

Под совокупной стоимостью владения понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней.

При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать:

-время жизни существующей на предприятии системы.

-время проектирования новой системы.

-время на закупку и внедрение элементов новой системы.

-время эксплуатации новой системы, которое необходимо ограничить сроком возраста 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы.

Вариант информационной системы с более коротким жизненным циклом предпочтителен для дальнейшего использования.

Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который заложен в систему и составляющие ее компоненты.

Самая большая проблема может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выбрать такую, которая не исчезнет через некоторое время. При этом надеяться на нормальное сопровождение, а уж тем более на переход к новым версиям программного продукта не приходится. Малейшее изменение российского законодательства – и надо покупать новую систему!

Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существования их на рынке и долей рынка (как мирового, так и российского), которую они занимают. Важным фактором является форма, в которой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие авторизированных учебных центров, “ горячих линий” для консультаций.

Технические характеристики

К техническим характеристикам системы относятся следующие:

Поиск информации и удобство работы пользователей. Простота и удобство работы иногда могут оказаться решающим фактором при выборе системы, особенно если сравнивается несколько практически аналогичных программных продуктов. Кроме того, данный критерий косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика.

Гибкость системы является важным критерием ее выбора в том случае, если предприятие не собирается стоять на месте, т.е. если оно планирует развиваться, совершенствовать свою деятельность или просто функционирует в условиях постоянного изменения внешних условий (например, отечественного законодательства). Отсутствие гибкости у системы приводит к необходимости постоянного привлечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации управления предприятием под меняющиеся потребности деятельности. Такое положение может свести на нет весь финансовый эффект от внедрения системы.

О легкости внедрения имеет смысл говорить о том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако забывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс.

Тиражируемость системы (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает принять окончательное решение при выборе системы автоматизации. Так, если система не привлекла внимания ни одного из предприятий (а желательно, чтобы она была внедрена на предприятии аналогичного профиля), это должно по крайней мере насторожить. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в которой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.

Возможность интеграции с другими системами определяется совокупностью поддерживаемых стандартов.

Надежность, особенно в части выполнения критических бизнес-приложений, способность к восстановлению при сбоях оборудования, наличие средств архивирования и резервного копирования данных.

Безопасность – наличие средств защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений.

Масштабируемость - возможность наращивания при необходимости функциональных возможностей и увеличение числа пользователей.

Основные факторы успеха

Среди основных факторов, повышающих вероятность успеха внедрения ИСУП, я бы в первую очередь назвал следующие:

· понимание необходимости внедрения интегрированных ИС;

· понимание основ построения интегрированных ИС;

· готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

· готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

· готовность предприятия к внедрению;

· готовность к изменениям.

Понимание необходимости внедрения интегрированных ИС

Необходимо ли внедрение интегрированных информационных систем на предприятиях?

Для западных предприятий вопроса в такой постановке не существует. Система управления предприятием в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности.

Интегрированная информационная система помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия и обеспечивает построение ясной структуры и последовательности процессов деятельности.

Понимание основ построения интегрированных ИС

Прежде, чем приступать к внедрению ИСУП, руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в нее в качестве функциональной базы. За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьютерские, производственные, добывающие и т.д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т.д. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля.

Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения

Внедрение ИСУП осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:

· обследование предприятия;

· выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;

· описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;

· настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;

· проведение опытной эксплуатации;

· ввод в промышленную эксплуатацию;

· сопровождение промышленной эксплуатации.

Совершенно очевидно, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. В то же время любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, потребуют конкретных действий, таких как:

· формирование структуры управления проектом; определение регламента контроля хода и качества реализации планирования и выделения ресурсов;

· четкое ведение проектной документации; своевременная реакция на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков.

Принимая во внимание необходимость использования результатов обследования и внедрения на предприятии в течение продолжительного периода времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ с целью накопления опыта и приобретения знаний по организации системы управления для последующего эффективного использования и сопровождения ИС.

Делегирование выполнения проекта силам нанимаемых консультантов может дать только промежуточные положительные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению. Полагаться же на полноценное внедрение системы при таком подходе - заранее обрекать себя на провал.

Готовность к выделению квалифицированных ресурсов

Внедрению ИСУП в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Слово "реинжиниринг" у многих вызывает идиосинкразию, так как часто связывается с попытками внести дополнительную путаницу в существующий беспорядок. На наш взгляд, не нужно с самого начала ставить задачу глобального преобразования всего предприятия в связи с внедрением новых информационных технологий. Прежде всего следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс "реинжиниринга" может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Готовность предприятия к внедрению

В соответствии с вышесказанным следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересованно в выделении квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием.

Необходимо четко разделять виды деятельности:

· консультационное сопровождение внедрения ИС;

· непосредственно внедрение ИС.

Консультационное сопровождение внедрения подразумевает в основном обучение и консультации (целевое обучение) по вопросам настройки, особенностей применения и использования системы для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения. Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми консультантами и руководителем проекта со стороны внешнего исполнителя.

Непосредственным внедрением (подготовка и заведение нормативно-справочной информации, моделирование процессов деятельности, осуществление опытной эксплуатации и перевод в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники команды от предприятия. Это принципиально необходимо, поскольку консультанты - временный состав на предприятии.

В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и, что не менее важно, профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать ИС. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителей предприятия различного уровня ответственности.

Готовность к изменениям

Как уже отмечалось ранее внедрение ИС всегда сопровождается привнесением изменений как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основной критерий необходимости изменений - их целесообразность с точки зрения процесса управления в целом. Основная предпосылка успешного проведения изменений - конструктивность позиции руководящих лиц предприятия и их понимание, зачем все это нужно.

Основные причины неудач внедрения ИС

Недооценка сотрудниками предприятия сложности процесса внедрения ИСУП и организационной составляющей проекта;
Неготовность предприятия в целом к структурным изменениям и изменениям процессов деятельности;
Непонимание разницы между консультационным сопровождением процесса внедрения и практическими работами по внедрению;
Перенос центра тяжести внедрения на службы АСУ.

Ошибки, чаще всего совершаемые при выборе ERP систем

Ошибка 1. "Найти то, не знаем что..."

Довольно распространенная на сегодняшний день ошибка - это отсутствие четких представлений о том, какого типа программное обеспечение должно быть внедрено.

Нередко встречаются случаи когда, компания рассматривает в качестве своей корпоративной системы какую-нибудь простенькую бухгалтерскую программку и одновременно - мощный ERP-комплекс.

Поэтому перед тем как начать поиск конкретного поставщика программного продукта необходимо четко понять, во-первых, круг задач, которые этот продукт должен решать, а во-вторых, - примерные суммы, которые компания готова потратить на автоматизацию бизнеса.

Ошибка 2. "Взять вино без бутылки..."

Среди основных заблуждений при выборе системы можно назвать ориентацию клиента только на сам программный продукт, без учета возможностей и опыта компании, которая его поставляет и внедряет.

В результате может возникнуть ситуация, когда предприятие приобретает систему, а ее поставщик оказывается не в состоянии обеспечить ни внедрение, ни техническую поддержку, ни обновление версий.

Ошибка 3. "Новое вино в старые мехи..."

Некоторые управленцы утверждают: "Система должна автоматизировать мой бизнес таким, какой он есть". А на самом деле ему необходим реинжиниринг бизнес-процессов.

Внедрение ERP-системы автоматизирует имеющиеся бизнес-процессы, однако, если в этих бизнес-процессах много противоречий и они неформализованы, то их, скорее всего, будет очень сложно (а зачастую невозможно) автоматизировать.

Ошибка 4. "Всуну дискету и все заработает..."

Еще одна тенденция - желание приобрести систему, "которую не нужно внедрять". Такие продукты существуют на нашем рынке. Однако полноценная ERP-система затрагивает специфику и особенности компании, поэтому необходим процесс внедрения.

Ошибка 5. "Куплю костюмчик я по моде..."

Иногда к негативным результатам приводит желание внедрить ERP-систему на "голом" месте, то есть от практически полного отсутствия автоматизации перейти сразу же к самым мощным системам (при таком подходе существенную роль играет не столько реальные потребности компании, сколь стремление "не отставать от моды").

Бывают ситуации, когда компания затрачивает на автоматизацию огромные деньги, а потом использует лишь несколько процентов от возможностей установленной системы.

Ошибка 6. "А кому все это нужно!?..."

Некоторые руководители, считают, что выбором корпоративной информационной системы должны только сотрудники IT-службы компании: мол, но программисты, пусть сами и разбираются, пусть найдут себе "игрушку" получше... Между тем, автоматизация бизнеса нужна в первую очередь именно руководству компании и оно обязательно должно принимать участие в принятие решений.

Ошибка 7. "Где бы еще сэкономить..."

Существует заблуждение "обратное" ошибке 5 - приобретать самую простую и дешевую систему, которая позволяет решить лишь "горячие" задачи.

При этом часто не задумываются о возможностях масштабирования системы и расширении ее функциональности. В итоге получается, как в известной поговорке о том, что скупой платит дважды.

... назад | вверх | вперед ...

Информационный менеджмент
Программа	Лекции	Литература	Презентации	Семинары	Лабораторные	Хрестоматия	Вопросы	Приложения
Лекция 5. Выбор управленческой информационной системы Классификация систем автоматизации управления предприятием В зависимости от технологии создания можно выделить два типа систем: заказные и адаптируемые. Под заказными или уникальными системами обычно понимаются системы, создаваемые для конкретного предприятия, не имеющие аналогов и не подлежащие в дальнейшем тиражированию. Заказные системы используются либо для автоматизации деятельности предприятий с уникальными характеристиками, либо для решения крайне ограниченного круга специальных задач в силу своей высокой стоимости и значительных сроков разработки и внедрения. К адаптируемым системам в той или иной степени можно отнести все многообразие систем, предлагаемых сегодня на рынке, например: R3, BAAN, Галактика и др. Проблема адаптации программного обеспечения АСУП, т.е. приспособления к условиям работы на конкретном предприятии, была осознана с самого начала работ по автоматизации управления. Дальнейшее развитие методов и средств адаптации базовых систем направлено на достижение следующих целей: -повышение уровня автоматизации проектирования и внедрения систем. -обеспечение непрерывного управления конфигурацией и параметрами системы на всех стадиях ее жизненного цикла. -сокращение сроков внесения изменений в конфигурацию и параметры системы по мере модернизации производственного процесса и управления. -совмещение типовых решений, проверенных практикой, с решениями, зависящими от конкретных условий предприятия. На рынке адаптируемых систем, способных обеспечить эффективное управление организацией, представлены как российские, так и зарубежные системы различного назначения. В зависимости от масштаба можно выделить локальные и интегрированные системы. Локальные системы ориентированы на автоматизацию отдельных функций управления. Интегрированные системы управления охватывают весь комплекс функций управления предприятием. Если говорить о реальном секторе рынка компьютерных адаптируемых систем, то можно выделить системы двух классов: -финансово-управленческие системы -локальные; -малые интегрированные; -производственные системы -средние; -крупные интегрированные; Назначение финансово – управленческих систем: ведение учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.), управление финансовыми потоками. Свойства финансово - управленческих систем: · Универсальность. · Небольшой цикл внедрения. · Имеются ”коробочные’ варианты. · Гибкость в адаптации к нуждам конкретного предприятия. · Способность работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. · Использование простых средств разработки (Clipper, FoxPro, dBase, Paradox). · Снижение уровня эффективности при работе на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных. Назначение производственных систем: управление и планирование производственного процесса. Свойства производственных систем: · Учетные функции глубоко проработаны и выполняют вспомогательную роль. · Более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). · Часто ориентированы на одну или несколько отраслей и / или типов производства · Различны для разных типов организации производственного процесса (единичное, серийное, массовое производство). · Наличие встроенных бизнес-моделей производства · Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие · Основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственными процессом · Охватывают планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты · При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе · Разработаны с использованием промышленных баз данных · В большинстве случаев используется технология “клиент-сервер”. Минимальный перечень требований к системе, претендующей на “звание” корпоративной информационной системы Очевидно, что оценка качества информационной системы – процесс неоднозначный и многокритериальный. Качественность информационной системы предполагает, что она будет обладать рядом свойств. Поэтому для практики полезнее определить эти свойства. Мы воспользовались работой Е.В.Дворниковой, размещенной в Internet, в которой определен минимальный перечень требований к системе, претендующей на “звание” корпоративной информационной системы: *Функциональная полнота системы:* -выполнение международных стандартов управленческого учета - MRP2, ERP, CSRP -автоматизация в рамках системы решения задач: · планирования, бюджетирования, прогнозирования · оперативного (управленческого) учета · бухгалтерского учета · статистического учета · финансово-экономического анализа -формирование отчетов и ведение учета одновременно по российским и международным стандартам (IAS и GAAP) -общими характеристиками функциональной полноты корпоративной информационной системы является количество однократно учитываемых параметров деятельности предприятия. Для КИС количество этих параметров должно быть примерно следующим: · Количество учитываемых параметров 2000-10000 · Количество таблиц баз данных 800-3000 *Локализация информационной системы:* -функциональная (учет особенностей российского законодательства и системы расчетов); -лингвистическая (интерфейс, система помощи и документация на русском языке). *Система должна обеспечивать надежную защиту информации.* Для этого необходимы: -парольная система разграничения доступа к данным и функциям -многоуровневая система защиты данных, включающая средства авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрация времени ввода и модификации данных, протокол удалений -программно-аппаратные средства шифровки данных, сертифицированные ФАПСИ. *Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях.* *Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения системы:* -изменение структуры и функций бизнес-процессов; -изменение информационного пространства (изменение структуры, добавление или удаление БД, модификация полей таблиц, связей, индексов и т.п.); -изменение интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации; -изменение организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя; -генератор произвольных отчетов; -генератор сложных хозяйственных операций; -генератор форм (в том числе стандартизованных). Обеспечение обмена данными между ранее разработанными ИС и другими программными продуктами, функционирующими на предприятии. *Возможность консолидации информации:* -на уровне предприятий – для объединения информации филиалов, дочерних компаний, предприятий, входящих в холдинг, и т.п.; -на уровне отдельных задач; -на уровне временных периодов – для выполнения анализа изменения тех или иных показателей за период, превышающий отчетный. *Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе эксплуатации:* -анализ архитектуры баз данных; -анализ алгоритмов; -анализ статистики количества обработанной информации (количество записей, документов, проводок; объем дисковой памяти); -журнал выполненных операций; -список работающих станций, внутрисистемная почта. Выбор системы Проблема выбора – одна из ключевых в деятельности человека. Проблема выбора системы автоматизации управления предприятием возникает практически всегда, когда руководство, ощущая потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сформулировать основные требования к системе. Основным критерием, которым следует руководствоваться при выборе системы, должен быть критерий удовлетворения потребностей бизнеса предприятия. Потребности бизнеса формулируются в терминах бизнеса. Основные критерии выбора системы: -функциональные возможности; -совокупная стоимость владения; -перспективы развития, поддержки и интеграции; -технические характеристики. При выборе системы требования, сформулированные в терминах бизнеса, должны быть конвертированы в технические и экономические требования к системе, сформулированные в соответствующих терминах. *Для того чтобы определить достаточность функциональных возможностей системы, необходимы два компонента:* -Стратегия развития бизнеса и конкретное описание бизнеса. -Формализованное описание деятельности предприятия. Лучше всего, если это будут модели деятельности предприятия, выполненные согласно методикам структурного анализа: диаграммы согласно стандартам IDEF0 или IDEF3; диаграммы потоков данных или модели бизнес-процессов. Наиболее просто проблема определения достаточности функциональной полноты решаются для финансово - управленческих систем. Для производственных систем определяются: *-Какие типы производства может поддерживать система* (разработка на заказ – представляет собой дальнейшее развитие проектно-ориентированного производства; сборка на заказ – предложение клиента продукции массового производства; работа на склад – поддержание требуемого уровня товарно-материальных запасов в сочетании с организацией поставок со склада; повторяющееся производство – производство, организованное в соответствии с идеологией “ точно – в – срок “; процессное производство). -Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть рассматривается возможность ERP – системы управлять поставками, материально-техническими снабжением (логистикой) и спросом. -Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки. *-Насколько полно система управляет процессом материально-технического снабжения,* а также складированием продукции и планированием ее доставки. *-Как система учитывает работу с клиентами.* Требуется оценить, как в системе поддерживается планирование спроса, автоматизация работы с посредниками и торговыми агентами, насколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а также осуществляется учет сервисного обслуживания. Совокупная стоимость владения (TCO- Total Cost of Ownership) информационной системой – сравнительно новое понятие, которому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе. При выборе новой информационной системы между альтернативными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого варианта. Под совокупной стоимостью владения понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы за период жизненного цикла последней. При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать: -время жизни существующей на предприятии системы. -время проектирования новой системы. -время на закупку и внедрение элементов новой системы. -время эксплуатации новой системы, которое необходимо ограничить сроком возраста 90% вложенных инвестиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы. Вариант информационной системы с более коротким жизненным циклом предпочтителен для дальнейшего использования. Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который заложен в систему и составляющие ее компоненты. Самая большая проблема может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выбрать такую, которая не исчезнет через некоторое время. При этом надеяться на нормальное сопровождение, а уж тем более на переход к новым версиям программного продукта не приходится. Малейшее изменение российского законодательства – и надо покупать новую систему! Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существования их на рынке и долей рынка (как мирового, так и российского), которую они занимают. Важным фактором является форма, в которой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие авторизированных учебных центров, “ горячих линий” для консультаций. *Технические характеристики* К техническим характеристикам системы относятся следующие: Поиск информации и удобство работы пользователей. Простота и удобство работы иногда могут оказаться решающим фактором при выборе системы, особенно если сравнивается несколько практически аналогичных программных продуктов. Кроме того, данный критерий косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика. *Гибкость системы* является важным критерием ее выбора в том случае, если предприятие не собирается стоять на месте, т.е. если оно планирует развиваться, совершенствовать свою деятельность или просто функционирует в условиях постоянного изменения внешних условий (например, отечественного законодательства). Отсутствие гибкости у системы приводит к необходимости постоянного привлечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации управления предприятием под меняющиеся потребности деятельности. Такое положение может свести на нет весь финансовый эффект от внедрения системы. *О легкости внедрения* имеет смысл говорить о том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако забывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс. *Тиражируемость системы* (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает принять окончательное решение при выборе системы автоматизации. Так, если система не привлекла внимания ни одного из предприятий (а желательно, чтобы она была внедрена на предприятии аналогичного профиля), это должно по крайней мере насторожить. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в которой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок. *Возможность интеграции с другими системами* определяется совокупностью поддерживаемых стандартов. *Надежность,* особенно в части выполнения критических бизнес-приложений, способность к восстановлению при сбоях оборудования, наличие средств архивирования и резервного копирования данных. *Безопасность* – наличие средств защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений. *Масштабируемость* - возможность наращивания при необходимости функциональных возможностей и увеличение числа пользователей. Основные факторы успеха Среди основных факторов, повышающих вероятность успеха внедрения ИСУП, я бы в первую очередь назвал следующие: · понимание необходимости внедрения интегрированных ИС; · понимание основ построения интегрированных ИС; · готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения; · готовность к выделению квалифицированных ресурсов; · готовность предприятия к внедрению; · готовность к изменениям. *Понимание необходимости внедрения интегрированных ИС* Необходимо ли внедрение интегрированных информационных систем на предприятиях? Для западных предприятий вопроса в такой постановке не существует. Система управления предприятием в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Интегрированная информационная система помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия и обеспечивает построение ясной структуры и последовательности процессов деятельности. *Понимание основ построения интегрированных ИС* Прежде, чем приступать к внедрению ИСУП, руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в нее в качестве функциональной базы. За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьютерские, производственные, добывающие и т.д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т.д. Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля. *Готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения* Внедрение ИСУП осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями: · обследование предприятия; · выверка и формирование основной нормативно-справочной информации; · описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации; · настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы; · проведение опытной эксплуатации; · ввод в промышленную эксплуатацию; · сопровождение промышленной эксплуатации. Совершенно очевидно, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. В то же время любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, потребуют конкретных действий, таких как: · формирование структуры управления проектом; определение регламента контроля хода и качества реализации планирования и выделения ресурсов; · четкое ведение проектной документации; своевременная реакция на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков. Принимая во внимание необходимость использования результатов обследования и внедрения на предприятии в течение продолжительного периода времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ с целью накопления опыта и приобретения знаний по организации системы управления для последующего эффективного использования и сопровождения ИС. Делегирование выполнения проекта силам нанимаемых консультантов может дать только промежуточные положительные результаты, выраженные в отчетах, рекомендациях и мероприятиях по обучению. Полагаться же на полноценное внедрение системы при таком подходе - заранее обрекать себя на провал. *Готовность к выделению квалифицированных ресурсов* Внедрению ИСУП в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Слово "реинжиниринг" у многих вызывает идиосинкразию, так как часто связывается с попытками внести дополнительную путаницу в существующий беспорядок. На наш взгляд, не нужно с самого начала ставить задачу глобального преобразования всего предприятия в связи с внедрением новых информационных технологий. Прежде всего следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс "реинжиниринга" может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат. *Готовность предприятия к внедрению* В соответствии с вышесказанным следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересованно в выделении квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием. Необходимо четко разделять виды деятельности: · консультационное сопровождение внедрения ИС; · непосредственно внедрение ИС. Консультационное сопровождение внедрения подразумевает в основном обучение и консультации (целевое обучение) по вопросам настройки, особенностей применения и использования системы для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения. Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми консультантами и руководителем проекта со стороны внешнего исполнителя. Непосредственным внедрением (подготовка и заведение нормативно-справочной информации, моделирование процессов деятельности, осуществление опытной эксплуатации и перевод в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники команды от предприятия. Это принципиально необходимо, поскольку консультанты - временный состав на предприятии. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и, что не менее важно, профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать ИС. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителей предприятия различного уровня ответственности. *Готовность к изменениям* Как уже отмечалось ранее внедрение ИС всегда сопровождается привнесением изменений как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основной критерий необходимости изменений - их целесообразность с точки зрения процесса управления в целом. Основная предпосылка успешного проведения изменений - конструктивность позиции руководящих лиц предприятия и их понимание, зачем все это нужно. Основные причины неудач внедрения ИС Недооценка сотрудниками предприятия сложности процесса внедрения ИСУП и организационной составляющей проекта; Неготовность предприятия в целом к структурным изменениям и изменениям процессов деятельности; Непонимание разницы между консультационным сопровождением процесса внедрения и практическими работами по внедрению; Перенос центра тяжести внедрения на службы АСУ. Ошибки, чаще всего совершаемые при выборе ERP систем Ошибка 1. "Найти то, не знаем что..." Довольно распространенная на сегодняшний день ошибка - это отсутствие четких представлений о том, какого типа программное обеспечение должно быть внедрено. Нередко встречаются случаи когда, компания рассматривает в качестве своей корпоративной системы какую-нибудь простенькую бухгалтерскую программку и одновременно - мощный ERP-комплекс. Поэтому перед тем как начать поиск конкретного поставщика программного продукта необходимо четко понять, во-первых, круг задач, которые этот продукт должен решать, а во-вторых, - примерные суммы, которые компания готова потратить на автоматизацию бизнеса. Ошибка 2. "Взять вино без бутылки..." Среди основных заблуждений при выборе системы можно назвать ориентацию клиента только на сам программный продукт, без учета возможностей и опыта компании, которая его поставляет и внедряет. В результате может возникнуть ситуация, когда предприятие приобретает систему, а ее поставщик оказывается не в состоянии обеспечить ни внедрение, ни техническую поддержку, ни обновление версий. Ошибка 3. "Новое вино в старые мехи..." Некоторые управленцы утверждают: "Система должна автоматизировать мой бизнес таким, какой он есть". А на самом деле ему необходим реинжиниринг бизнес-процессов. Внедрение ERP-системы автоматизирует имеющиеся бизнес-процессы, однако, если в этих бизнес-процессах много противоречий и они неформализованы, то их, скорее всего, будет очень сложно (а зачастую невозможно) автоматизировать. Ошибка 4. "Всуну дискету и все заработает..." Еще одна тенденция - желание приобрести систему, "которую не нужно внедрять". Такие продукты существуют на нашем рынке. Однако полноценная ERP-система затрагивает специфику и особенности компании, поэтому необходим процесс внедрения. Ошибка 5. "Куплю костюмчик я по моде..." Иногда к негативным результатам приводит желание внедрить ERP-систему на "голом" месте, то есть от практически полного отсутствия автоматизации перейти сразу же к самым мощным системам (при таком подходе существенную роль играет не столько реальные потребности компании, сколь стремление "не отставать от моды"). Бывают ситуации, когда компания затрачивает на автоматизацию огромные деньги, а потом использует лишь несколько процентов от возможностей установленной системы. Ошибка 6. "А кому все это нужно!?..." Некоторые руководители, считают, что выбором корпоративной информационной системы должны только сотрудники IT-службы компании: мол, но программисты, пусть сами и разбираются, пусть найдут себе "игрушку" получше... Между тем, автоматизация бизнеса нужна в первую очередь именно руководству компании и оно обязательно должно принимать участие в принятие решений. Ошибка 7. "Где бы еще сэкономить..." Существует заблуждение "обратное" ошибке 5 - приобретать самую простую и дешевую систему, которая позволяет решить лишь "горячие" задачи. При этом часто не задумываются о возможностях масштабирования системы и расширении ее функциональности. В итоге получается, как в известной поговорке о том, что скупой платит дважды. ... назад \| вверх \| вперед ...